מקסום הפרודוקטיביות: 5 שלבים כדי להיות יעילים יותר ולשפר את האיזון בין עבודה לחיים
האם אי פעם שמתם לב שככל שלוח הזמנים שלכם צפוף יותר, כך תעשו יותר? זו אחת האירוניה של העבודה שהאנשים הכי עסוקים תמיד נראים הכי פרודוקטיביים. הבעיה עם המציאות הזו היא שהיא מרמזת שהאנשים הכי פרודוקטיביים הם אלה שעובדים הכי הרבה. וזה פשוט לא נכון.
למעשה, זה יכול להיות מאוד לא בריא, לא חכם ולא פרודוקטיבי לעבוד יותר מדי. זוהי אי הבנה של העיקרון הפועל מאחורי המתאם בין מחסור בזמן לבין פרודוקטיביות שגורם ללחץ, עבודה יתר וחוסר יעילות.
אתה מבין, לא האנשים שעובדים יותר ממקסמים את זמנם. האנשים שממקסמים את זמנם הם שעשו יותר. ואנשים שממקסמים את זמנם למעשה עובדים פחות. לפיכך, האנשים הפרודוקטיביים ביותר הם אלה שמקשיחים את לוחות הזמנים של העבודה שלהם, עושים יותר בפחות זמן, ונשאר להם זמן לנוח, להירגע ולהתחדש.
זהו עקרון היעילות. מה צריך כדי שהעיקרון הזה יעבוד בשבילך? להלן חמישה שלבים ליצירת היעילות שתשמור עליך פרודוקטיבי תוך הרגשה במיטבך.
שלב 1: זהה את הדפוסים היעילים ביותר שלך
הצעד הראשון הוא לזהות את הדפוסים היעילים ביותר שלך. האם אתה איש בוקר או ינשוף לילה? האם אתה עושה את העבודה הכי ממוקדת שלך לפני או אחרי ארוחת צהריים? מתי הרעיונות שלך באמת זורמים, ומתי אתה נוטה להאט? הכרת הקצב הפנימי שלך היא אחת הדרכים לרתום את האנרגיה שלך.
לאחר שקבעתם את הקצב הזה, תוכלו לארגן את לוח הזמנים שלכם כך שיתאים. לדוגמה, אדם בוקר עשוי לבלות את הבוקר במשרדה בהתרכזות בפרויקטים הדורשים את תשומת הלב הבלתי מחולקת שלה, ולחסוך את שעות אחר הצהריים, כאשר האנרגיה שלה יורדת, לפגישות פחות מחייבות ולפעילויות בעדיפות נמוכה יותר. ינשוף לילה שמתקשה לזוז בבוקר עשוי להעדיף להתמודד עם פרויקטים של צוות מוקדם ביום, כאשר הוא יכול להיות מרוצה מהקולגות שלו, ולשמור את שעות אחר הצהריים שלו, הזמן שבו מוחו הכי עסוק, לטיפול בפריטים שדורשים ריכוז ממוקד יותר.
זיהוי הדפוסים היעילים ביותר שלך חל גם על הפעילויות שמתדלקות את האנרגיה שלך, כמו שינה, פעילות גופנית וכיף. בדיוק כפי שאתה יכול לתכנן את פעילויות העבודה שלך סביב האנרגיה הטבעית שלך, כך אתה יכול לתכנן את פעילויות הפנאי שלך כך שיחזירו לך את זה הכי הרבה. האם אתה מתאמן כדי לצאת לדרך ולהתמריץ? אז האימונים שלך עשויים להיות הכי יעילים בבוקר. או שאתה מתאמן כדי להירגע ולהפחית את הלחץ שלך? אז אחרי העבודה אולי הזמן ללכת לחדר כושר. באופן דומה, אתה יכול לקבוע מתי וכמה שינה אתה צריך, כמו גם איזה סוג של כיף מביא לך הכי הרבה שמחה וסיפוק. פעילויות אלו, בנוסף להוספה לאיכות החיים הכללית שלך, גם מגבירות את האנרגיה שלך, מה שהופך אותך ליעילה יותר.
שלב 2: מפה את האידיאל
לאחר שזיהית את הדפוסים היעילים ביותר שלך, כעת אתה יכול לתכנן את ימיך סביבם כדי להפעיל את האנרגיה שלך עבורך.
התחל על ידי שימוש בדף לוח שנה יומי ריק – אולי צילום של דף מהמתכנן שלך שעדיין לא השתמשת בו.
על דף נייר נפרד וריק, רשום את כל הפעילויות שאתה בדרך כלל עושה – או שאתה רוצה לעשות ביום. תעדוף את הפריטים לפי סדר החשיבות. לאחר מכן, בדף היומן הריק, שרטטו בפעילויות כדי ליצור את מה שיהיה יום אידיאלי באמת עבורכם אם הייתם מסוגלים לעשות כל מה שדורש את תשומת הלב שלכם, גורם לכם להרגיש שלמים ומאפשר לכם ליהנות מהחיים שלכם.
סביר להניח שתגלה שכל הפעילויות אינן מתאימות. זה מה שאתה רוצה לגלות. על ידי הקפדה על ביצוע הדברים החשובים ביותר תחילה, אתה מבטיח שתבזבז את זמנך בדברים הנכונים. כל השאר צריך להתאים סביב אלה. כאן נכנס לתמונה חלק היעילות: הדברים הפחות חשובים צריכים להשתלב בפחות זמן. אולי אפילו תזהו כמה דברים שהשקעתם בהם זמן שאינם מתאימים יותר ללוח הזמנים שלכם. הגיע הזמן לשחרר את אלה, או על ידי האצלה, מציאת מערכות חדשות שיבצעו אותן מהר יותר, או החלטה שאין צורך לבצע אותן כלל.
תרגיל זה יכול לשמש כדי למפות את סוגי הימים השונים בלוח הזמנים שלך, או שהוא יכול לשמש כדי ליצור גרסאות אידיאליות של השבועות שלך, החודשים שלך, או אפילו השנים שלך, בהתאם לאופי העבודה שלך. ככל שתבהיר יותר מה הופך את לוח הזמנים האידיאלי עבורך, כך אתה הופך יעיל יותר כאשר אתה מוחק פעילויות מיותרות ומתכננים את לוח השנה שלך סביב מה שחשוב ביותר.
שלב 3: הפוך את זה לאמיתי
עכשיו הגיע הזמן להיות אמיתי. בשלב זה, אתה מעביר את לוח הזמנים שאתה מיפית מהאידיאל שיצרת זה עתה ללוח השנה שלך. בימים שיבואו, תכנן את הפעילויות במתכנן שלך באופן שמתקרב ככל האפשר למה שהיית רוצה לראות באופן אידיאלי.
בהתחלה, לוח השנה הנוכחי שלך עשוי לשאת קשר מועט לאידיאל שמופית כל כך באומץ. עם זאת, ככל שתמשיך לתכנן את העתיד, יהיה לך קל יותר להיות פרואקטיבי בקביעה אילו פעילויות מתרחשות מתי. אולי פגישה מאוחרת מונעת ממך להגיע מחר בערב לחדר הכושר כפי שהיית רוצה; עם זאת, אם תקבע מספר נסיעות ליוגה לשבוע הבא, תוכל לארגן פגישות חדשות לפי לוח הזמנים האידיאלי שלך.
כמה טיפים כדי להפוך את הצעד הזה לספור:
- שים את ההתחייבויות שלך לעצמך בדיו. אתה פחות נוטה לבטל על עצמך מאשר אם תוכל פשוט למחוק את מה שכתבת.
- ראה בפעילויות שלך פגישות. אם יש לך תור ביום שלישי בבוקר לעבוד על מצגת גדולה, היומן שלך הוזמן. לא משנה שהפגישה שלך היא עם עצמך – זה חשוב באותה מידה כאילו הפגישה הייתה עם הלקוח האמיתי שעבורו תינתן המצגת בסופו של דבר.
- לתקשר, לתקשר, לתקשר. אנשים יכבדו את מה שאתה אומר להם מה אתה צריך כשהמטרה היא להיות במיטבך. להודיע להם שאתה רוצה להיפגש ב-9:00 בבוקר במקום ב-3:30 כי תהיה רענן יותר ואפקטיבי יותר משרת את כולם בטווח הארוך, גם אם זה משפר את היעילות שלך.
- היצמד אל הרובים שלך. היושרה שלך, שלא לדבר על הפרודוקטיביות שלך, מונחת על כף המאזניים כאשר אתה מתבקש לשנות תוכניות לנוחות של מישהו אחר. אלא אם העניין קריטי, היצמד ללוח הזמנים שלך ככל שאתה יכול. יש ימים שזה יהיה מאתגר יותר מאחרים, ואלו הימים שהיעילות שלך צפויה להשתלם.
שלב 4: הערכת המצב (השווה את האידיאל למציאותי)
לאחר שתשלים את היומן שלך, תסתכל שוב על מה שיצרת. כמה רחוקה המציאות שלך מהאידיאל הזה? ומה יידרש כדי שהאידיאל יהפוך למציאות שלך? הערכת המצב בצורה זו תסייע לך לפעול לדרך חיים יעילה ופרודוקטיבית יותר.
יש להודות, התהליך יכול להיות מרתיע. זה יכול להיות קשה להגיע לשם, וקשה להישאר שם, כי החיים מפריעים.
לדוגמה, אולי היום האידיאלי שלך כרוך בהליכה כל בוקר לפני ארוחת הבוקר. אבל אתה מתקשה לקום מהמיטה לרגל האירוע, למרות שאתה יודע שתרגיש טוב יותר אם תעשה זאת.
או אולי אתה יודע שאתה במיטבך כשאתה מבלה את כל הערב בבית עם אלה שאתה אוהב, לא מבצע סידורים או נוכח בפגישות מאוחרות. אבל יש לך פגישות מאוחרות וחובות בערב, אז אתה מוצא את עצמך לא מגיע לאידיאל שלך.
השתמש בכל יום כהזדמנות ללמידה והתקרבות ללוח הזמנים ששומר אותך במיטבך. בסוף כל יום, שאל את עצמך שלוש שאלות פשוטות: מה הלך טוב, או איך הצלחתי לשמור על לוח הזמנים שקבעתי? מה לא הלך טוב, או מה הפיל אותי מהמסלול? מה אני רוצה לשנות או לעשות אחרת מחר? על ידי שאיפה בכל יום ליצור לוח זמנים יעיל ככל האפשר ולאחר מכן להעריך את התוצאות בכל ערב, אתה מתאמן בהכנסת שגרה שתרגיש בקרוב טבעית וקלה. כשתעשה זאת, תהיו רגועים בחייכם, ולא תרגישו את המתח, האשמה או הלחץ שנוצרים כאשר אתם עמוסים יתר על המידה, ממוססים יתר על המידה ועייפים מדי.
שלב 5: הלך בקלות על עצמך
בזמן שאתה מיישם את התוכנית שלך בפועל, זכור את לוח הזמנים האידיאלי שלך הוא בדיוק זה: א אִידֵאָלִי. זה משהו לשאוף אליו ולהתקרב אליו הכי קרוב שאפשר. לא מדובר על שלמות; זה לא מעשי ולא בריא להגדיר אידיאל בלתי ניתן להשגה ואז לקלל את עצמך על שלא השגת אותו. המפתח הוא לזכור למה מיועד האידיאל – כלומר, לעזור לך לבחור את הפעילויות שלך בקפידה על סמך מה שהכי יעיל ואפקטיבי עבורך.
עבודה עם לוח השנה שלך בדרך זו היא מפתח ליעילות. לעתים קרובות מדי, אנו הופכים לעבדים ללוחות הזמנים שלנו במקום ליצור לוחות זמנים שעובדים עבורנו. על ידי זיהוי הדפוסים היעילים ביותר שלך, מיפוי האידיאל שלך, הפיכתו לאמיתי, הערכת המצב והקלה על עצמך תוך כדי יישום התוכנית שלך, אתה יכול להדק את לוח הזמנים שלך ולהפוך להיות הכי פרודוקטיבי והיעיל ביותר שלך.
